Erros na gestão de notas fiscais de entrada podem gerar multas superiores a R$ 1 mil por documento

A Gestão de notas fiscais ainda é um desafio para as empresas. O trabalho, muitas vezes, é feito manualmente ou com softwares inadequados, causando penalidades.

Facilitar a rotina fiscal e ter erros humanos minimizados neste campo é o sonho de toda empresa brasileira, afinal, a legislação brasileira é extremamente complexa e, por consequência, passível de retrabalho, perda de tempo e de dinheiro. Neste aspecto, um dos principais desafios das empresas tem sido a recepção e gestão completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de mercadorias, de serviços e outras.

Geralmente, se não houver um padrão de organização bem delineado destes documentos, que servem para certificar uma transação comercial, constando os detalhes sobre o produto ou o serviço adquirido, bem como seus respectivos impostos, não há como fazer uma boa gestão, afetando muitas áreas de uma organização, desde compras, controladoria, fiscal, contábil e, principalmente, o contas a pagar. 

Outro problema bem narrado pelas empresas é o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos seus fornecedores. Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos documentos, que para notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para as de serviços, são “apenas” 5.570 portais, de cada município. Mas não acaba aí, há ainda a conferência de regularidade do fornecedor no site da Receita Federal, da opção do Simples Nacional em outro portal e do CPOM (cadastro de prestadores de outros municípios) em cada prefeitura. Ou seja: um processo longo, manual e cheio de detalhes.

Por fim, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco anos. Isso quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer uma ou mais notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que pode, inclusive, ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.  É muito dinheiro e não vale a pena correr o risco.

Além do obstáculo “armazenamento”, há o desafio de monitorar as notas fiscais após o recebimento, onde o usuário necessita fazer uma consulta sempre que quiser saber o status do documento, pois estes podem ser cancelados ou anulados pelo fornecedor sem a autorização do destinatário. Em situações como essa, a empresa pode estar se apropriando de créditos indevidos e registrando notas fiscais inválidas em seu Enterprise Resource Planning (ERP).

Portanto, para evitar dor de cabeça, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas (compras). “Quando a empresa opta por fazer este trabalho de forma manual, haverá um gasto de tempo exorbitante e custos para o setor fiscal, contábil e em toda a empresa, porque há pessoas de diversas áreas recebendo e registrando documentos fiscais de compras. As empresas mais preocupadas com Compliance, escalabilidade e transformação digital, estão automatizando o processo de ponta a ponta”, garante Lucas Ribeiro, CEO do ROIT BANK, startup que teve aumentos consideráveis na demanda pela procura da sua solução de alta tecnologia.

Para se ter uma ideia, por lá, foram extraídas as informações de mais de 1 milhão de notas fiscais de mercadorias e de serviços, utilizando Inteligência Artificial, com a aplicação de OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) e de NLP (Natural Language Processing – Processamento de Linguagem Natural, em português), tecnologias voltadas para reconhecer caracteres em documentos eletrônicos, compatível com diversos formatos de imagem e texto, tais como JPEG, PNG, PDF, assim como, definir o tipo de dado e reconhecê-lo por contexto, com altíssima acuracidade.

O segredo de tanto sucesso é um só: automatizar o processo por completo, e não apenas parte dele. Isso envolve desde a baixa dos documentos fiscais, sua classificação, extração, enriquecimento com consultas externas diversas, vinculação automática a pedido de compras, cadastro do fornecedor no ERP (software de gestão) automático, críticas fiscais, classificação contábil, pagamento diretamente no banco e consolidação dos dados no ERP. Um longo processo, atualmente operado por muita gente nas empresas, que leva tempo, está sujeito a diversos erros e é não escalável. Com o avanço da inteligência artificial e da robotização essa realidade vem mudando muito.

Fonte > Contábeis

Conheça os riscos de não pagar os impostos da sua empresa

Perita contábil aponta todas as consequências de não estar em dia com a tributação do seu negócio.

O ano de 2020 foi difícil para muitos empresários. Dívidas acumularam, colaboradores precisam ser desligados e muitos negócios não resistiram e precisaram fechar as portas. Muitas companhias já começaram o ano com saldo devedor acumulado e diante de tantos compromissos para honrar, deixar de pagar os impostos ao governo pode ser uma possibilidade que muitos vão considerar.

Mas essa não é uma boa decisão, segundo Regina Fernandes que é perita contábil. Isso porque deixar de pagar tributos acarreta em uma série de problemas para a empresa. A lista de consequências é enorme e vai desde a incidência de multas até a impossibilidade de distribuição de lucros para os sócios.

A base de cálculo para os impostos varia de acordo com a atividade exercida ou mesmo o regime tributário de cada empresa.

No entanto, Regina explica que a maioria das empresas que deixam de pagar seus impostos são penalizadas com uma multa de 0,33% por dia de atraso, podendo chegar a 20%. Se o atraso no pagamento for superior a um mês, além da multa, incidem ainda juros de mora, que são cobrados já a partir do mês seguinte à inadimplência. O cálculo considera a taxa Selic + 1%.

As empresas que não pagam impostos em dia também ficam impedidas de participar de licitações públicas. Isso acontece quando ela entra para o cadastro de inadimplentes. Assim, ela fica impossibilitada de emitir as certidões negativas exigidas nas licitações ou mesmo em concorrências de grandes empresas. E, se a situação do caixa já não estava boa, imagine com tantas restrições para trabalhar e conquistar novos clientes?

A perita diz que soma-se a isso o fato que, com o avanço da tecnologia, o Fisco vem aprimorando o monitoramento e o cruzamento de informações das empresas. Caso o imposto fique muitos meses sem pagamento, a empresa devedora pode sofrer o bloqueio de bens, que entram como garantia de pagamento ao Fisco.

Empréstimos e ajudas financeiras

Além dos problemas mencionados, o não pagamento dos tributos da empresa pode acarretar na dificuldade em relação à obtenção de empréstimos em instituições financeiras.

“Os bancos se recusam a emprestar dinheiro para empresas que devem ao governo. Em muitos casos, vale mais a pena solicitar um empréstimo para manter os impostos em dia do que arcar com as consequências do não pagamento. Numa situação legal, a chance de uma empresa conseguir um empréstimo a uma taxa de juros justa é muito maior”, orienta Regina.

Ela destaca ainda que, dependendo da situação, a empresa pode ser acusada de sonegação fiscal, o que é bem diferente de não pagar os impostos em dia. Atrasar o pagamento é uma ilegalidade administrativa. Já sonegar é um crime, conforme a Lei n.º 8.137/90 e a n.º 4.729/65. “A sonegação fica caracterizada quando se comprova que a empresa omitiu ou alterou informações ao Fisco, visando benefício próprio”, pontua.

Caso seja comprovada a sonegação, a multa pode chegar a até 225% do valor devido mais juros da taxa Selic. Os sócios da empresa também são responsabilizados criminalmente pela sonegação. Seus bens particulares podem ser penhorados e, em casos extremos, há pena de reclusão de dois a até cinco anos.

Soluções mais viáveis

Por todas essas razões, fica evidente que não pagar impostos em dia não é um bom negócio. A empresa que está com dificuldades financeiras pode recorrer a um empréstimo ou mesmo solicitar a isenção de algum tributo – benefício que pode ser concedido pela união, estado ou município responsável pela cobrança.

“Outra saída inteligente para o problema é fazer o planejamento tributário, que considera se a empresa está no regime mais adequado, busca oportunidades legais para reduzir a carga tributária e até mesmo para recuperar impostos pagos a mais pela empresa” explica a perita.

Infelizmente, de acordo com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), cerca de 95% das empresas pagam mais impostos do que deveriam. Isto porque a legislação tributária brasileira é muito complexa, com mais de 40 mil leis tributárias em vigor.

Contábeis